Les événements hybrides (présentiel + en ligne)

Cette fonction est incluse dans les licences suivantes : Starter, Basique, Pro et Entreprise 

Dans Lyyti, il est facile de créer un événement hybride auquel les participants peuvent prendre part soit sur place, soit en ligne. Dans cet article, nous allons vous expliquer, étape par étape, comment créer un événement hybride. 

Vous pouvez trouver plus d'informations sur les événements en ligne et sur la compatibilité des différents logiciels de webinaires en ligne dans cet article dédié.

Informations sur l'événement

Faites de votre événement un événement hybride sur la page Informations de l'événement. De cette façon, il sera possible d'insérer à la fois l'adresse postale et l'URL de l'événement.

Configuration

Nous vous recommandons de créer deux types de participants pour votre événement (un pour ceux qui viendront sur place et un pour ceux qui s'inscriront en ligne). Dans la section Rapports, vous pouvez obtenir des statistiques par type de participants (et ainsi des statistiques sur les personnes qui assisteront à la conférence sur place et celles qui assisteront à la conférence en ligne). Vous pouvez insérer une capacité maximale et activer une liste d'attente pour chaque type de participants. 

NB. Si vos types de participants sont publics, les invités devront d'abord choisir quel type ils sont avant d'accéder à la page d'inscription. Ainsi nous recommandons de laisser des instructions à vos participants, par exemple à l'aide du texte de présentation en bas de page de la section Configuration. En général, il est bon de dire à quoi correspond l'inscription (nom de l'événement), ce que le participant doit faire maintenant (sélectionner un type de participant) et ce qu'il fera ensuite (continuer à remplir ses informations sur la page d'inscription).  

Vous pouvez trouver de plus amples informations sur les types de participants ici. 

La page d'inscription

Vous pouvez adapter votre page d'inscription en fonction des types de participants. Si vous souhaitez ajouter des indications qui ne seraient visibles que pour les participants qui assisteraient en ligne, par exemple, vous pouvez ajouter des textes d'information. Vous pouvez choisir quel type de participants verra ces questions / textes d'informations. 

Si vous le souhaitez, vous pouvez également masquer les textes d'informations sur la page d'inscription. Le participant obtiendra les informations partagées dans le texte lorsqu'il recevra son message de confirmation.  

Page de remerciements 

Il est possible d'ajouter une note dans l'agenda. Le lien de connexion à l'événement du participant sera inclus dans celle-ci.  

N.B. Le lien vers l'événement en ligne n'est ajouté qu'aux inscriptions individuelles, pas aux inscriptions avec un accompagnant ou en groupe. 

Le lien vers l'événement en ligne est inclus pour tous les types de participants, y compris ceux qui participent sur place. 

Confirmation

Le contenu de la page de confirmation est le même pour tous les types de participants.Il est préférable de partager des informations qui conviennent aux deux types de participants. Si vous souhaitez inclure des informations spécifiques à chaque type de participant dans vos confirmations, nous vous recommandons de les ajouter à la page d'inscription en tant que texte d'information, puis de masquer ce texte sur la page d'inscription en enlevant la langue. 

Les messages de confirmations suivent le type de participant sélectionné. Par exemple, si une question n'est visible que pour un type de participant sur la page d'inscription, alors cette question ne sera visible également que pour ce type de participant dans la confirmation.

Toutefois, le lien vers l'événement en ligne est affiché pour tous les types de participants, y compris ceux qui participent sur place. 

Configuration de la liste d'attente

Si vous avez défini des capacités pour vos types de participants, vous pouvez activer des listes d'attente spécifiques à chaque types de participants :

Connexion à l'événement pour la partie en ligne

Si vous avez sélectionné les notes dans l'agenda et que vous avez coché la case "Lien vers l'événement en ligne" dans le message de confirmation, celles-ci sont affichées pour tous les types de participants (y compris ceux qui participent sur place) !

Le lien de connexion dans la note d'agenda / le message de confirmation conduira le participant vers une salle d'attente Lyyti où il pourra rejoindre l'événement en ligne jusqu'à une heure en avance. Lorsque le participant clique sur le bouton "Rejoindre l'événement", son statut passe "d'inscrit" à "présent" dans la page Participants.