Miten voit viestinnän avulla ylläpitää osallistujien mielenkiintoa tapahtumaasi kohtaan? Missä vaiheessa osallistujille kannattaa laittaa viestiä ja mitä heille kuuluu kertoa? Miten automatisoit tapahtumaviestinnän ja mitä se edes tarkoittaa?
Esimerkiksi tätä:
Saan sähköpostin. “Hei Maria. Lähetin sinulle pari viikkoa sitten kyselyn, mutta en ole vielä saanut vastauksiasi, vaikka yhteinen koulutuksemme lähestyy...” Jaiks! Kiinni jäin! Vastaan heti.
Herään puhelimen ääneen. “Huomenta Maria! Aurinko paistaa ja portit avataan tunnin päästä. Valitsemasi workshop alkaa klo...” Ihanaa! Aurinkorasvaa pintaan ja kohti uutta tapahtumapäivää!
Olen kotona ja sudin ripsiväriä silmiin. Kello lyö 19:05 ja puhelimeni piippaa. “Maria! Sinua ei näy! Alkumalja nostetaan aivan kohta!” Viesti laittaa vipinää kinttuihini: soitan taksin ja viimeistelen ripset matkallani tilaisuuteen, joka alkoi klo 19:00.
Yleensä suosittelemme että tapahtuman viestintä hoidetaan suurinpiirtein näin:
- Sähköposti eli kutsu – kiinnostava, lyhyt ja ytimekäs, herättää kiinnostuksen mennä ilmoittautumissivulle.
- Ilmoittautumissivu – täällä ei vielä tarvitse kertoa kaikkia yksityiskohtia tapahtumasta, mutta se saa mielellään olla niin kiinnostava että henkilö haluaa riemusta kiljuen ilmoittautua tapahtumaan!
- Kiitossivu ja vahvistus – kiitossivu, samoin kuin ilmoittautumissivu, katoaa bittiavaruuteen ilmoittautumisen jälkeen. Tässä kohtaa kiitetään siitä että ilmoittautuja on ilmoittautunut, kiva kun nähdään siellä! Kun tapahtumaan on ilmoittauduttu, saa henkilö vahvistusviestin sähköpostiin, johon kannattaa laittaa kaikki tärkeä ja tarvittava tieto eli mitä/missä/milloin/pukukoodi/ovikoodi/QR-koodi?. Tämä vahvistus usein tulostetaan. Muista myös tärkein, eli järjestäjän puhelinnumero vahvistusviestiin!
- Muistutusviestit - Näillä parannetaan tapahtuman osallistujamääriä niin että no show pysyisi mahdollisimman pienenä. Muistutellaan henkilöä että olet ilmoittautunut tapahtumaan, sähköpostimuistutus päivää ennen ja vaikkapa tekstarimuistutus pari tuntia ennen tapahtuman alkua. Kaffet on jo tippumassa, tervetuloa!
Hienon infograafin saat ladattua koneellesi klikkaamalla tätä linkkiä.
Mutta niin, miten se automaatio sitten toteutetaan noin niinkuin käytännössä?
Yksinkertaisuudessaan niin, että kirjoitat haluamasi viestin, valitset Vastaanottajiin haluamasi vastaanottajaryhmän, käytät viestinnästä löytyviä personointeja, ja valitset sivun oikeassa alakulmassa olevan Ajasta viesti -osion. Valitse kalenterista se päivämäärä ja kellonaika jolloin haluat viestisi lähtevän, ja tadaa, homma pulkassa! Viestit lähtevät valitsemanasi ajankohtana haluamallesi kohderyhmälle :)
Viestin suodatus voi näyttää tältä:
Ajastus näyttää tältä:
Kommentit
0 kommenttia
Kirjaudu sisään jättääksesi kommentin.