Tästä artikkelista löydät seuraavat osiot:

• Haun ja anonymisoinnin työkalut Lyytissä
• Osallistujan anonymisointi ilman Tietosuojakeskusta
• Haku ja anonymisointi Tietosuojakeskuksesta
• Anonymisoinnin vaikutus osallistujan tietoihin ja tilaan

Haun ja anonymisoinnin työkalut Lyytissä

Lyyti tarjoaa kaikille käyttäjille työkalut hakea ja anonymisoida osallistujien tiedot EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimalla tavalla. Työkalujen laajuus riippuu Lyyti-lisenssistänne.

Tietosuojakeskus, joka kuuluu 1.1.2017 jälkeen hankittuihin tai päivitettyihin lisensseihin, on kätevä GDPR-työkalu, jolla haet osallistujatietoja, tulostat ne pdf- tai koneluettavassa muodossa ja anonymisoit osallistujia rekisterikohtaisesti. Enterprise-lisenssillä luot lisäksi automaattiset anonymisointisäännöt tapahtumille ja arkaluontoisille kysymyksille. Kaikilla Lyyti-lisensseillä voi hakea osallistujan tiedot yksittäisen käyttäjän tapahtumista ja kerätä tiedot Exceliin, sekä anonymisoida yksittäisen osallistujan.

Osallistujan anonymisointi Tietosuojakeskuksessa

Lyyti-pääkäyttäjä voi anonymisoida yksittäisen osallistujan tiedot monesta tapahtumasta kerrallaan kohdassa Yrityksen asetukset > Tietosuojakeskus > Osallistujan anonymisointi. 

Ja sama kuvina:

1. Hae osallistuja sähköpostiosoitteen perusteella
2. Jos osoite löytyy, voit anonymisoida ko. osallistujan tiedot Anonymisoi osallistujan tiedot -painikkeesta. 
3. Vahvista vielä anonymisointi seuraavalla sivulla.

Huom! Osallistujan tietoja EI saa enää takaisin sen jälkeen, kun ne on anonymisoitu. Toiminto on peruuttamaton.

Osallistujan tietojen haku ilman Tietosuojakeskusta

Jos osallistuja haluaa listan tiedoista, joita teillä hänestä on, tai muusta syystä haluat nähdä, mihin kaikkiin tapahtumiin osallistuja on osallistunut, tulee sinun hakea osallistujan tiedot tapahtumakohtaisesti. Jos käytössänne on useita käyttäjätunnuksia, tulee haku tulee tehdä jokaisella käyttäjätunnuksella erikseen. Haku tehdään Tapahtumat -sivun "Tapahtumalista"-näkymän alareunasta löytyvän "Hae osallistujia" -hakukentän avulla.

Haku ja anonymisointi Tietosuojakeskuksesta

Tietosuojakeskus on kätevä GDPR-työkalu, joka kuuluu 1.1.2017 jälkeen hankittuihin tai päivitettyihin Lyyti-lisensseihin. Tietosuojakeskus näkyy Lyyti-pääkäyttäjille Lyytin vasemmassa pystyvalikossa.

Osallistujatietojen haku ja anonymisointi

1. Valitse ensin, mitä rekistereitä haluat hakusi koskevan. Voit hakea kerralla kaikista rekistereistä tai vain yhdestä.  
2. Syötä haluamasi sähköpostiosoite ja klikkaa hae. Tämän jälkeen Lyyti antaa listauksen yrityksenne kaikista hakuasi koskevaan rekisteriin liitetyistä tapahtumista, joissa sähköpostiosoite löytyy (kun sähköpostiosoitetta on kysytty Lyytin Sähköpostiosoite-vakiokysymyksellä).
3. Osallistujan tiedot voidaan ladata sekä konekieliseen JSON-muotoon että ihmisen luettavaksi PDF-tiedostoksi, jos tiedot on tarpeen toimittaa esimerkiksi omia tietojaan tiedustelevalle osallistujalle.
4. Osallistujan tiedot on mahdollista anonymisoida Anonymisoi osallistujan tiedot -napista. Jos hakusi kohdistui vain yhteen rekisteriin, myös anonymisointi koskee silloin vain tuota yhtä rekisteriä. Lyyti pyytää aina vahvistamaan anonymisoinnin erillisellä sivulla.

Huom! Anonymisoituja osallistujan tietoja EI ole mahdollista palauttaa, kun anonymisoinnin vahvistuksen painiketta on klikattu.

Anonymisoinnin vaikutus osallistujan tietoihin ja tilaan

Anonymisoinnin myötä osallistujan olemassaolosta jää tieto Lyytiin, mutta kaikki henkilötiedot, avoimet vastaukset ja järjestäjän tekemät muistiinpanot katoavat. Anonymisointi poistaa siis kaikki henkilötiedot ja Lyytissä näkyy tyhjä rivi sen merkkinä, että joku osallistuja on kyseisessä kohdassa ollut.

Anonymisoitaessa maksullisia tapahtumia myös laskutustiedot anonymisoidaan (tämä tarkoittaa maksajan tietoja sekä laskutusosoitetta). PDF-muotoisia dokumentteja (laskut ja kuitit) ei anonymisoida tai poisteta. 

Jos tapahtuma, jossa osallistuja on, on vasta tulossa, anonymisoinnin myötä hänen tilansa muuttuu automaattisesti estyneeksi. Lähtökohtaisesti tapahtumaan ei voida ottaa osallistujia, joita ei voida mitenkään tunnistaa. Jos tapahtuma on jo mennyt Lyytissä, osallistujan tila ei muutu anonymisoinnin myötä.